Что такое вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления и заполнения

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

Нормативная база

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

Читайте по теме:  Восстановление потерянной трудовой книжки

2. Это бланк строгой отчетности

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

3. Действителен ли без книжки

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

1. Порядок выдачи

Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы.

2. Правила оформления и ведения

В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша. Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице. Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

Оформление титула

На титульной странице вкладыша указывается:

  • Имя;
  • Отчество;
  • Фамилия;
  • Образование (квалификация).

На титульном листе, заполненные данные, актуальны на дату их оформления. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в основном это сотрудник отдела кадров или представитель администрации организации. Ставиться также печать работодателя (при наличии).

Дата заполнения

Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.

Нумерация записей

Продолжением трудовой книжки является вкладыш, поэтому нумерация в нём продолжается и не прерывается.

Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.

Проставление печатей

Печать на сведения о выдаче вкладыша не ставиться. В правилах говориться только о штампе.

Читайте по теме:  Запись о переводе в трудовой книжке — образец

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.

3. Нюансы

Если у представителя администрации отсутствует новый вкладыш, то категорически запрещается вшивать чистые листы бумаги или заводить вместо вкладыша новую трудовую книжку.

Хочется отметить, что вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

Если закончился, то выдается ли второй

Какое количество вкладышей можно прикреплять к одной трудовой книжке, нигде не прописано. Поэтому пришивать можно неограниченное количество раз.

Оформление дубликата вкладыша в случае утери

За сохранность и трудовой книжки и соответственно вкладыша отвечает:

  • Работодатель, если гражданин работает по трудовой книжке;
  • Работник, если гражданин в данный момент времени не работает.

В случае утраты, по каким-либо причинам, выдаётся дубликат. Если человек сам потерял трудовую книжку вместе с вкладышем, то необходимо обратиться на последнее место работы, для выдачи дубликата.

Нужен ли новый, если был испорчен

При заполнении вкладыша по невнимательности могут быть допущены ошибки. Если запись вносилась в новый вкладыш, то испорченный вкладыш необходимо уничтожить, а взамен его выписать новый. Вначале лучше заполнить позиции в вкладыше, а затем на титульном листе поставить штамп с реквизитами о выданном вкладыше.

Часто встречаемая ошибка заключается в том, что сотрудник отдела кадров не заметил, что закончился раздел «Сведения о работе» и занёс запись в раздел «Сведения о награждениях».

В таком случае зачёркивать запись во вкладыше нельзя, это касается книжки тоже.

Исправления вносятся таким способом, что следующим номером (позицией) делается запись, в которой прописывается, что предыдущая внесённая запись является не действительной. Далее вносятся правильные данные в нужный раздел вкладыша.

Читайте по теме:  Трудовая книжка. Как исправить ошибки?

Если работник сменил фамилию

Фамилию человек поменял, в период когда вкладыш:

  • Ещё не оформлялся;
  • Оформлялся.

В обеих ситуациях запись о смене Ф.И.О. (фамилии, имени, отчества) делается на титульном листе книжки с внутренней стороны, при этом ставиться подпись с расшифровкой лица внёсшего запись о смене фамилии и печать организации.

Если запись внесена неверно

Если неверная запись внесена предыдущими работодателями, то по действующему законодательству можно исправить выявленной ошибку работодателем, у которого в текущий момент времени находится книжка, на основании официального документа (письма) работодателя совершившего ошибку.

Для этого следующей по порядку вносится запись, в которой написано, что «Запись считать недействительной за номером таким-то». Следующей позицией написать правильную запись, с указанием номера приказа, на основании которого была ошибочно вписана запись.

Совет: проверяйте оформление записей сотрудниками кадровых служб, в трудовой книжке и вкладыше, при приёме, увольнении, перемещении, чтобы избежать недоразумения (проблемы) при определении Вам стажа работы при начислении пенсии в дальнейшем, в отделении Пенсионного Фонда.

Финансовая сторона вопроса

1. Кто и где должен покупать

Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

  • В трудовой книжке;
  • Во вкладыше.

2. Сколько стоит

В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.

3. Производится ли удержание с работника

При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности);
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению.

4. Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учёте операции по выдаче и получению платы за выданную трудовую книжку и вкладышей работникам отражают следующими бухгалтерскими проводками:

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

Источник: https://trud.expert/trudovye-knizhki/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Вкладыш в трудовой книжке: образец, заполнение

Стоит понимать, что трудовая книжка при большом рабочем стаже может также закончиться, так как данный документ не безграничен.

Бывают такие случаи, что трудовая книжка уже подходит к финалу, а до пенсии еще очень далеко и тогда возникает вопрос, а что теперь делать? В этой ситуации все решается за счет вкладыша.

Его необходимо вшить в трудовую книжку, которая заканчивается, что будет свидетельствовать о ее продолжении.

Что такое «вкладыш» в трудовую книжку?

Вкладыш трудовой книжки – это официальный документ, которые обладает такими характеристиками:

  1. Параметры 8,8-12,5 см.
  2. Обложка должна быть в обязательном порядке картонного образца.
  3. Должен содержать не менее 46 страниц.
  4. Обладает элементами защиты.

По содержанию вкладыш напоминает трудовую книжку, то есть с такими же графами и иной структурой.

Читайте также  Зачем нужна трудовая книжка

Также стоит обратить внимание, что вкладыш имеет свои идентификационные номера, которые проставляются на каждой страничке в правом углу, как в трудовой книжке.

Данные ИИН в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в книжке, и в таком случае получается, что эти два официальных документа неразрывно связаны между собой.

С какой целью используется и зачем нужен вкладыш?

Если получилось так, что трудовая книжка сотрудника закончилась, и нет места для новой необходимой записи, то запрещается делать такие вещи, как:

  1. Вычеркивать информацию о награждениях и поощрениях, а на их место вносить записи о работе.
  2. Вкладывать или вклеивать бланки с других трудовых книжек, чтобы внести дополнительную информацию.
  3. Начинать новую книжку.

Если закончилось место в трудовой книжке необходимо завести вкладыш, который будет служить, как продолжение данного официального документа. Вкладыш считается единственным законодательно обоснованным документом для продолжения внесения записей в трудовую книжку. Данное утверждение прописано в Правилах, которые были утверждены в 2003 году под номером 225.

Записи во вкладыш вносятся в таком же порядке, как и в трудовую книжку. Нумерация записей продолжается. Соответственно вкладыш становится законодательно обоснованным документом, который позволяет и дальше оформлять трудовую книжку, заносить трудовой стаж и в итоге подсчитать общий рабочий, чтобы начислить пенсионные выплаты.

Где можно получить вкладыш?

Что касается получения вкладыша, то этим занимается сотрудник кадровой службы, но никак не работник и владелец трудовой книжки.

Как вкладыш, так и трудовая книжка должны храниться в отделе кадров или в бухгалтерии в случае, если бухгалтерия выполняет обязанности кадровой службы.

Если в организации данных отделов нет, то за хранение и заполнение данных официальных документов должно отвечать уполномоченное лицо.

Если вы работаете на частного предпринимателя, то необходимыми бланками он обеспечивает лично каждого работника при необходимости. Следовательно, все бланки находятся и всегда должны быть лично у работодателя. Закупка таких бланков осуществляется в специальных торговых организациях. Хранятся такие документы вне доступа посторонних лиц. Обязательно необходимо их регистрировать в приходно-расходном журнале.

Если трудовая книжка сотрудника подходит к концу, то уполномоченное лицо за заполнение данного документа должно получить необходимый вкладыш и с соблюдением всех правил и норм приступить к продолжению заполнения.

Заполняется вкладыш таким же аккуратным и понятным почерком, ни в коем случае нельзя допускать грамматические или орфографические ошибки.

Покупкой таких вкладышей занимается либо непосредственно предприятие, либо директор, который считается юридическим лицом.

Как уже говорилось ранее, данные бланки имеют свою определенную степень защиты и покупка должна осуществляться в порядке, установленном законодательно и одобренном Минфином Российской Федерации.

Правильно будет, если предприятие заключит договор о поставке всей необходимой дополнительной  документации и бланках, так как доставкой не должен заниматься один из сотрудников предприятия – это неправомерно.

Также сотрудник при покупке вкладыша или бланка, может приобрести документ, который будет иметь сомнительное происхождение, что недопустимо.

В обязательном порядке работодатель должен заключать договора о поставке только с теми предприятиями, которые имеют определенную лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Предприятие имеет право по усмотрению директора:

  • выдать вкладыш сотруднику безвозмездно.
  • выдать вкладыш за определенную плату.

Данные условия предусмотрены законодательно. Также работник должен знать, что стоимость такого вкладыша не должна превышать закупочную стоимость. Если бланки были закуплены по одной цене, а впоследствии цена выросла, то это не должно отразиться на стоимости при продаже сотруднику.

Заявление, необходимое для получения вкладыша

Если работодателем было решено взимать плату за вкладыш с сотрудника предприятия, то он может использовать два способа получения оплаты:

  1. Получить деньги на руки, через бухгалтерию.
  2. Произвести вычисления из заработной платы работника.

Выбор способа оплаты зависит исключительно от директора предприятия, и он не имеет права предоставлять выбор сотруднику.

Также необходимо запомнить, что директору, что работнику, с которого будет взиматься плата в счет заработной платы, средства, вычисляемые из зарплаты, должны быть подтверждены разрешением работника в письменном виде, то есть в виде заявления.

Данное разрешение пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или сотруднику кадровой службы. Это будет зависеть от принятого порядка на предприятии. Если данным вопросом на предприятии занимается уполномоченное лицо, то заявление пишется ему.

Но необходимо помнить, что данный тип заявления оформляется на имя директора организации. Перед тем как пустить заявление в делопроизводство, его необходимо одобрить подписью директора, но этим занимаются либо кадровики, либо уполномоченное лицо.

Если заявление будет оформлено правильно и подписано директором предприятия, то производится отчисление средств с заработной платы работника. Если просьба о вычислениях не будет указана в заявлении, то их не имеют права осуществить. Данное заявление пишется в свободной форме, но в нем обязательном  в правом углу указываются данные о директоре и заявителе.

Само заявление должно иметь логически построенную информацию:

  1. Просьба о предоставлении вкладыша в трудовую книжку, с указанием причин.
  2. Просьба о выдаче правильно оформленного вкладыша.
  3. Просьба об отчислении из заработной платы за текущий месяц стоимости вкладыша. В обязательном порядке необходимо указать реальную стоимость вкладыша. Информацию о стоимости можно получить либо у сотрудника кадровой службы, либо у уполномоченного лица, либо у бухгалтера.
  4. Обязательно в конце заявление заверяется подписью и датой.

Как происходит выдача вкладыша?

Выдача вкладыша в трудовую книжку происходит лично на руки сотрудника. Также его может получить и уполномоченное лицо, обязательно под роспись.

Если бланки хранятся у уполномоченного лица, то ему всего лишь необходимо взять вкладыш и приступить к заполнению документа. Заполнение вкладыша считается его официальной выдачей. Поэтому необходимо разобраться в одном моменте.

Если директор предприятия требует плату за вкладыш с работника, то ему необходимо расписаться в приходно-расходном журнале самому либо написать прошение.

Информация о том, что вкладыш для трудовой книжки был выдан, указывается на внутренней стороне титульной странички трудовой книжки.

В обязательном порядке сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо ставит печать и номер вкладыша. Номер указан типографическим способом на всех страничках документа.

Это означает, что каждый экземпляр вкладыша уникальный, а запись о том, что вкладыш был выдан работнику, говорит о юридической силе документа.

Что касается записи, которая оставляется на титульной страничке трудовой книжки, то она оформляется таким образом: «Вкладыш выдан (и обязательно его ИИН)». Больше никакой другой информации не предоставляется.

Где регистрируется вкладыш для трудовой книжки?

Все документы, бланки и вкладыши, которые покупаются предприятием для внутренних нужд, должны проводиться соответствующим актом приемки. Также после покупки они оформляются в приходно-расходном журнале, где происходит регистрация их прихода и расхода.

Данный учетный журнал ведется бухгалтером или главным бухгалтером, и хранятся соответственно у него. Но бывают такие случаи, что бухгалтер занимается только приемкой, а за хранение отвечает сотрудник кадровой службы либо уполномоченное лицо. Если бланк все-таки хранится в бухгалтерии, то сотруднику кадровой службы необходимо подать заявку для получения вкладыша и затем отчитаться за его использование.

Если получилось так, что вкладыш был испорчен при заполнении титульного листа или при внесении первой записи, то необходимо его списать специальным актом, а затем уничтожить. Ни в коем случае нельзя использовать испорченный бланк или вкладыш.

Если сотрудник устраивается на новое место работы, то вкладыш трудовой книжки и сама книжка регистрируются под одним номером в «Книге учета движения трудовых книжек». Регистрация проходит на основании данных, которые предоставлены в книжке.

Правила и инструкция ведения и заполнения вкладыша

Ведение данного официального документа должно основываться на таких важных документах, как:

  1. Правила, которые были утверждены уполномоченными законодательными органами в 2013 году под номером 225.
  2. Постановление Министерства труда и социального развития от 2003 года под номером 69 – «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек и вкладышей к ним».

Заполнение вкладыша должно осуществляться в обязательном порядке в соответствии с вышеперечисленными документами. Вкладыш для трудовой книжки должен заполняться аккуратно, без ошибок и зачеркиваний.

Заполнение происходит до внесения номера в трудовую книжку и до подшивки, так как может быть допущена ошибка или помарка. Если такое случилось, то придется вносить изменения на титульную страничку и менять бланк.

Если допущена ошибка при заполнении вкладыша, то необходимо его заменить, а испорченный списать.

Дата записи должна соответствовать времени внесения изменений:

  1. Информация, связанная с увольнением или принятием на работу.
  2. Информация, связанная с переименованием отдела или предприятия.
  3. Информация, связанная с изменением формы собственности.

Письменную запись во вкладыше можно заменить печатью предприятия. Печать также ставится в правом верхнем углу титульной странички трудовой книжки. Печать должна иметь форму прямоугольника не более 1*2,5 см, которая включает такую формулировку: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается вручную уполномоченным лицом за выдачу данного документа.

Также происходит непосредственное перенесение информации из трудовой книжки во вкладыш. Определение места для последней записи определяется визуально сотрудником кадровой службы или уполномоченным лицом. Запись вносится, и таким образом заполняется оставшееся место. Последующие записи вносятся уже во вкладыш.

Нумерация записей во вкладыше продолжается. Например, в трудовой книжке последняя запись была под номером 20, следовательно, во вкладыше первая запись будет под номером 21. Если у сотрудника закончился один вкладыш и начался другой, то нумерация во втором продолжается в соответствии с первым.

Поэтапное оформление вкладыша

Вкладыш оформляется по аналогии с трудовой книжкой. Если изменения, касающиеся личных данных, были не указаны в трудовой книжке, то они недопустимы и во вкладыше. После того, как вкладыш заполнен, необходимо:

  1. Сравнить всю внесенную информацию.
  2. Поставить печать или сделать собственноручную запись.
  3. Внести уникальный ИИН.
  4. Подшить вкладыш.

Подшитый вкладыш прикрепляется к трудовой книжке согласно инструкции. Подшив данного документа осуществляется при помощи обыкновенных ниток. При подшивке также необходимо придерживаться определенной последовательности действий.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Необходимо запомнить, что вкладыш не считается действительным без наличия трудовой книжки. Данное правило закреплено в трудовом законодательном акте —  «Правила и Инструкции». Без трудовой книжки по вкладышу нельзя:

  1. Устраивать сотрудника на работу.
  2. Увольнять сотрудника с занимаемой должности.
  3. Осуществлять запись учетной записи.
  4. Осуществлять иные процедуры.

Данный документ считается действительным, если он подшит к трудовой книжке и его номер указан на титульной страничке.

Вкладыш является обязательным документов в случае, если трудовая книжка заканчивается. Также он должен оформляться в соответствии с правилами и инструкциями. Ни в коем случае при заполнении не допускаются ошибки или помарки.

Читайте также  Каким образом осуществляется регулирование трудовых отношений

Также вкладыш не имеет статуса самостоятельного документа и будет действителен только вместе с трудовой книжкой.

Обязательно его необходимо регистрировать, чем занимаются сотрудники кадровой службы, бухгалтеры или уполномоченные лица. 

Эта статья была вам полезна?

Источник: http://xn----8sbeh0ahhpccbdsxemcdk5p.xn--p1ai/article/knizhka/vkladysh-v-trudovoj-knizhke.html

Замена испорченного вкладыша в трудовую книжку

В связи с этим мы полагаем, что предусмотренный Правилами ведения трудовых книжек механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки.

Dикая 16 марта 2012 в 14:04 #3 0 При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены (например, при заключении брака может измениться фамилия). Пунктами 2.3, 2.4 разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен порядок внесения изменений на первой странице трудовой книжки.

Изменения ФИО и даты рождения работника вносятся путем зачеркивания одной чертой прежних данных, а далее вписываются новые.

Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225. Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен.

Замена вкладыша, как сделать запись в трудовой

  • Исправления в трудовой книжке

Вопрос При аудите трудовых книжек выяснилось, что в 2008 году на титульном листе одного из вкладышей была допущена ошибка. Просто заменить его невозможно, так как в самой трудовой книжке уже проставлен штамп с номером вкладыша. Как же нам теперь исправить эту ситуацию? Ответ Вы можете заменить испорченный вкладыш.

Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»), ни Инструкция по заполнению трудовых книжек (Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) не указывают, как внести исправление неправильной записи в трудовой книжке, если речь идёт об обложке кадрового документа в этом случае. Но это вовсе не значит, что вы не вправе сделать это.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. что делать?

Реквизиты документов, на основании которых производились изменения, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью работодателя (либо печатью кадровой службы).

Nicko (автор темы) 16 марта 2012 в 14:13 #4 0 Каков порядоки справления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки? Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет.

Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв.

Источник: http://law-uradres.ru/zamena-isporchennogo-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku/

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить?

Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке.

Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения.

Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш.

Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

  • Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
  • В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
  • Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

  • Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
  • Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
  • Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
  • Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

  • Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
  • Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
  • Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать.

Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
  • Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
  • Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
  • Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
  • В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

  • Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
  • Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
  • Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
  • Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

  • Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
  • Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
  • Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
  • Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку.

Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп.

Читайте также  Как подать заявление в трудовую инспекцию

Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

  • Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
  • Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
  • В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
  • В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
  • В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
  • В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
  • в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
  • В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
  • В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

  • Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
  • Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-ego-oformit/

Нужно ли регистрировать вкладыш в трудовую книжку

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Часто задаваемые вопросы

  • Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой.

Внимание

При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.

  • Нить вводится в проколы.
  • Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.

  • Завязывается узел.
  • Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.
  • Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео: Если вас интересует, где в трудовой книжке клеится голограмма, прочтите этот материал.
    Как составить заявление на выдачу трудовой книжки на руки — смотрите здесь.
    Распространённые ошибки Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых.

    Важно

    Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

    Эти недочёты можно отнести к двум видам:

    • Допущенные при оформлении.

    Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.

    • Первичное оформление.
      На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
    • полные ФИО согласно паспорту;
    • дата рождения;
    • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
    • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
    • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
    • фамилия кадрового работника.

    Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица.
    Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке.
    Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т.
    д.

    Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

    Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки. В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш.

    Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы. Для чего он нужен? Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию.

    Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

    • изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
    • вклеивать, вшивать чистые листы;
    • вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
    • оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

    Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.

    Голосование:

    Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке.

    А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш.

    Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

    Форма документа Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются.

    И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую.

    Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж. Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне.

    Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке.

    Что мы должны указать в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей?

    Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места). Кроме того, категорически запрещается:

    • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
    • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
    • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

    Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

    Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку?

    Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

    Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен Как оформить вкладыш в трудовую книжку Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются.

    Регистрация вкладыша в трудовую книжку

    Это особый бланк строгой отчётности, который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

    Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

    • 9 для сведений о работе;
    • 8 для информации о награждениях.

    Порядок оформления и заполнения Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

    • Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке.

      Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер.

      Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии.

      Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге.

    К ним относят:

    1. фамилию, имя и отчество}
    2. дату рождения}
    3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
    4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
    • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
    • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий.

    Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях.

    Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление.

    Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов.

    Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.Выдача вкладыша в трудовую книжку Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

    1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер.

      Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа.

      Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша.

    Нужно ли регистрировать вкладыши в трудовую книжку

    Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника.

    Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.

    • Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе.

    Источник: http://zakon52.ru/nuzhno-li-registrirovat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: